01.03.2022
Kokous- ja kongressialan suurin trendi on viime vuosina ollut tapahtumien toteuttaminen kestävämmällä tavalla, luonnon resursseja tarpeettomasti tuhlaamatta. Koronapandemian myötä keskustelun painopiste siirtyi virtuaalisiin kongresseihin ja niiden sovelluksiin. Nyt, kun kongresseja ja kokouksia on ryhdytty taas järjestämään paikan päällä ja hybridinä, kestävien kongressien toteuttamiseen liittyvät valinnat ovat taas ajankohtaisia.
Tapahtumien, kongressien ja kokousten järjestämisestä aiheutuu kasvihuonekaasupäästöjä. Hiiliviisaatkin tapahtumat ovat kuitenkin täysin mahdollisia. Hyviä esimerkkejä tällaisista ovat Suomen EU-puheenjohtajakausi vuonna 2019 ja Ammattikorkeakoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivät vuonna 2021. Hiiliviisaissa tapahtumissa kaikkia mahdollisia kasvihuonekaasupäästöjä pyritään välttämään tai vähentämään ja lopulta välttämättömät päästöt kompensoidaan. Tehtyjä valintoja ja niiden toteutumista seurataan ja niistä kerrotaan avoimesti.
– Vastuu kestävien valintojen tekemisestä ja kongressin tai tapahtuman hiilijalanjäljestä on kongressin järjestäjällä, muistuttaa Jaana Lindgren. Hän todella tietää mistä puhuu, sillä hän on työskennellyt pitkään Turun yliopistossa kongressipäällikkönä ja toteuttanut myös Suomen vuoden 2019 EU-puheenjohtajakauden kokouksia kokouskoordinaattorina valtioneuvoston kansliassa. Nykyään hän toteuttaa jonkin verran kokouksia Turun ammattikorkeakoulussa osana työtehtäviään.
Lindgren oli mukana järjestämässä AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäiviä Turun ammattikorkeakoulun tiloissa EduCityssä marraskuussa 2021. Tutkimuspäivät ovat merkittävin ammatillista koulutusta ja sen tutkimusta esittelevä vuosittainen tapahtuma. Vuonna 2021 tutkimuspäivien teema oli ”Käytäntö-lähtöinen pedagogiikka kestävän kehityksen tietojen, taitojen ja asenteiden edistäjänä” ja kestävyys otettiin vahvasti huomioon myös järjestelyissä.
– Kongressin kestävyyteen liittyvät valinnat tehdään järjestäjän toimesta etukäteen. Vastuuta ei voi sysätä osallistujien niskoille, vaan järjestäjä mahdollistaa kestävän kongressin, Lindgren painottaa.
Kupittaan kampusalueella sijaitseva uudisrakennus EduCity on ihanteellinen rakennus kestävien tapahtumien ja kongressien järjestämiseen. Tilaratkaisuissa, pintamateriaaleissa ja sisustus- ja teknologiaratkaisuissa on otettu jo rakennusvaiheessa huomioon saavutettavuus, hyvinvoinnin edistäminen ja kestävä kehitys. EduCitylle onkin myönnetty arvostettu LEED Platinum -ympäristösertifikaatti.
EduCityn sijainti on erinomainen kestävien kongressien järjestämiseen, sillä aivan sen välittömässä läheisyydessä sijaitsevat Kupittaan rautatieasema ja vastavalmistunut Original Sokos Hotel Kupittaa -hotelli. Näin ollen omia kuljetuksia ei ollut tarvetta järjestää. Osallistujia kehotettiin saapumaan junalla ja yöpymään läheisessä hotellissa.
Osallistujia kannattaa muutenkin kannustaa julkisen liikenteen käyttöön.
– EU-puheenjohtajakaudella osallistujille annettiin 2 vuorokauden lippu Helsingin seudun joukkoliikenteeseen. Turussa on mahdollista jakaa joukkoliikennettä varten QR-koodeja, jolloin kustannuksia muodostuu vain toteutuneesta käytöstä, Lindgren kertoo. Tällainen ratkaisu löytyy Suomessa ainoastaan Turun seudun joukkoliikenteen, eli Fölin, palveluista.
Esimerkin voima
– EU-puheenjohtajakaudella haluttiin toimia esimerkillisesti ja uudistaa poliittisten kokousten vanhoja tapoja ja käytäntöjä – näyttää, että vastuullisempiakin kokouksia voidaan järjestää, Lindgren kertoo.
Kokoukset keskitettiin Helsinkiin, jotta jatkolentoja ei tarvittaisi. Kokoukset keskitettiin lisäksi matkustamisen minimoimiseksi vain yhteen kokoustaloon, Finlandia-taloon. Kokouksia järjestettiin mahdollisimman paljon saman viikon aikana, jotta ruokahävikkiä tulisi mahdollisimman vähän. Kaiken kaikkiaan kokouksia järjestettiin puolet vähemmän kuin normaalisti EU-puheenjohtajakauden aikana.
Puheenjohtajakauden kokousten ruokatarjoiluissa painotettiin kotimaisuutta ja sesongin mukaista ruokaa, eikä punaista lihaa tarjottu. AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivillä puolestaan kaikki tarjoilut olivat täysin vegaanisia ja mahdollisuuksien mukaan myös kotimaisia. Tarjoiluista vastasi Unican Kisälli-ravintola, jossa suhtauduttiin vegaaniseen menuun kunnianhimoisesti.
– Tarjolla oli kauden mukaisista paikallisista luomuraaka-aineista valmistettuja ruokia ja Reilun kaupan teetä ja kahvia kauramaidolla. Tarjoilut saivat valtavasti hyvää palautetta osallistujilta, Lindgren kertoo.
Materiaalit minimiin
Jaettavat materiaalit ovat kongresseissa ja kokouksissa usein isossa osassa. AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivillä tulostettavaa materiaalia tarvittiin mm. opastamiseen kuitenkin siirreltävien sähköisten näyttöjen ja Howspace-alustan myötä vain noin 40 paperiarkin verran. Esimerkiksi abstraktit julkaistiin vain sähköisesti. Nimilaput valmistettiin kierrätysmateriaaleista, ja nimilappukotelot olivat uudelleen käytettäviä. Keynote-puhujien puhujalahjat tulevat näkymään Turun maisemassa istutettuina puina.
Suomen EU-puheenjohtajakaudella osallistujille ei jaettu perinteisiä lahjoja. Uusia materiaaleja pyrittiin käyttämään muutenkin mahdollisimman vähän. Somisteita ja leikkokukkia ei käytetty lainkaan. Visuaalinen ilmekin oli kierrätetty Suomen vuoden 2006 EU-puheenjohtajakaudelta. Kaikki mahdollinen oli kierrätettyä tai uudelleen käytettävissä.
Vastuullisuutta ja viestintää
Etukäteen tehtävillä valinnoilla on suuri merkitys kokouksen tai kongressin kestävyyteen. EU-puheenjohtajakaudella hyvällä suunnittelulla ja käytäntöjen uudistamisella koko puheenjohtajakauden kokousten hiilijalanjälkeä saatiin pienennettyä 70 % tavanomaiseen puheenjohtajakauteen verrattuna. Esimerkiksi perinteisiin lahjoihin varatuilla rahoilla kompensoitiin osallistujien lentomatkoista aiheutuneet kasvihuonekaasupäästöt.
AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivillä Turun ammattikorkeakoulun Kiertotalouden liiketoimintamallit -tutkimusryhmä seurasi CarbonWise-hankkeessa tapahtuman ilmastovaikutuksia ja laski järjestelyistä aiheutuvan hiilijalanjäljen. Laskennassa otettiin huomioon keynote-puhujien matkustaminen ja majoittuminen, kaikki tarjoilut, käytettävät materiaalit ja jätehuolto. Kaikki tapahtuman päästöt kompensoidaan jälkikäteen yhteistyössä Turun kaupungin kaupunkirakentamisen ja ilmasto- ja ympäristöpolitiikan yksiköiden kanssa istuttamalla puita Turun kaupungin alueelle.
Kestävyys tulee ottaa huomioon myös viestinnässä.
– Kokouksen järjestelyjen valinnoista täytyy kantaa vastuu ja myös viestiä niistä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen, Lindgren muistuttaa.
AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivillä osallistujille kerrottiin etukäteen kestävistä valinnoista, kuten vegaanisista tarjoiluista ja osallistumismaksuun sisällytetystä kompensaatiomaksusta. Tapahtuma-sivuilla julkaistiin lisäksi laskuri, jonka avulla osallistujat pystyivät halutessaan selvittämään omasta matkastaan ja majoittumisestaan aiheutuneet päästöt ja tutustumaan erilaisiin vapaaehtoisiin kompensaatiomahdollisuuksiin. Tapahtuman jälkeen osallistujille kerrottiin kokouksen kokonaishiilijalanjäljestä, kompensaatiomaksun kohdentamisesta ja kompensaation toteutumisesta.
Tarkoin harkittu hiiliviisas tapahtuma sai osallistujilta runsaasti kiitosta nimenomaan vastuullisista ja kestävistä valinnoista: ”Upeat puitteet ja hyvin järjestetty kokonaisuus. Todella arvostettavaa on, että olette vieneet kestävän kehityksen periaatteita puheista käytäntöön mahdollisimman hyvin.”
Teksti: Saara Kemppi
Kuvat: Jaana Lindgren / Mika Okko ja Unica
Lue lisää: Hiiliviisaat AMK- ja ammatillisen koulutuksen tutkimuspäivät